Электронный документооборот в трудовых отношениях. Электронное взаимодействие работника и работодателя при оформлении трудовых отношений. Итак, если компания решилась на цифровизацию…

Какие ограничения накладывает текущее законодательство, чем руководствоваться сейчас и на что рассчитывать при оцифровке и автоматизации в перспективе?

Рассказывает Михаил Александров, аналитик компании DIRECTUM .

Для чего нужна трансформация?

Выгода безбумажного документооборота очевидна — это и сокращение затрат, и экономия драгоценных человеко-часов, и прозрачность работ.

Бизнес старается оцифровать ключевые процессы, которые влияют на его доходность. При этом оптимизируются и массовые — с максимальной вовлеченностью персонала, это позволяет снизить издержки компании. Как результат, экономятся тонны бумаги, годы человеческого времени и миллиарды нервных клеток миллионов людей.

Взгляд сверху

По подсчетам Минтруда РФ, компании используют около 40 типов кадровых документов в различных вариациях. С ними взаимодействуют 100% сотрудников компании, поэтому перевод этих бумаг в электронный вид и последующая автоматизация процессов экономят сразу кучу ресурсов.

Но дьявол кроется в мелочах. Первое, с чем предстоит столкнуться, — потребуется обеспечить значимость кадровых документов. Они могут потребоваться как самому работнику, так и десятку внешних организаций (Минтруд России, фонды пенсионные и обязательного медицинского страхования, суды и прочие инстанции).

С бумагой все понятно: на руках должен быть экземпляр с печатью и подписью. Что касается работы с электронными документами, практики пока не так много.

Оцифровка кадров, с чего начать?

Все кадровые документы условно можно разделить на 2 части:

1. Личного характера — это трудовой договор и приказы, влияющие только на одного сотрудника (об изменении положений трудового договора, увольнении, принятии, переводе и т.д.).
2. Массовые — всевозможные инструкции, распоряжения, регламенты, с которыми должны быть ознакомлены все сотрудники организации или соответствующие подразделения.

Не так сложно создать электронную форму документа, как в дальнейшем обеспечить его юридическую значимость. С одной стороны, есть Федеральный закон №63 от 06.04.2011 "Об электронной подписи" . Он разрешает использовать электронную подпись (ЭП) и обязывает признавать равносильными документы, подписанные ею и собственноручно. С другой стороны — Трудовой кодекс Российской Федерации, который позволяет применять электронные документы только удаленным сотрудникам и лишь с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи — УКЭП.

УКЭП — это дорого!

Для получения сертификата квалифицированной подписи необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр (далее — УЦ). Он сформирует ключевую пару, с помощью которой подпись создается и проверяется.

В отличие от подписания бумаги собственноручно, выпуск сертификата УКЭП — услуга платная. Именно поэтому бизнес не торопится переводить штат на удаленную работу по новым правилам — переход на электронный кадровый документооборот кажется бесперспективным.

Встать, суд идет

Рассмотрим недавнюю судебную практику. Можно отметить интересные факты по применению электронных средств в сфере трудового права:

• суд счел легитимным ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами (далее — ЛНА) по электронной почте: Определение Приморского Краевого Суда от 6 марта 2014 г. по делу N 33-1126;
• допустимо применение простой электронной подписи при ознакомлении с электронными документами: Решение Ново-Савиновского районного суда г. Казани от 16 января 2014 г. по делу N 2-1091/14.

Таким образом, следует переключить внимание с цифровизации всего кадрового потока на массовые документы. По крайней мере до тех пор, пока не будут внесены изменения в Трудовой кодекс.

Знакомство по новой

Что в итоге потребуется для «легализации» ознакомления с ЛНА без бумаги? Организовать процесс с локальными актами можно по электронной почте.

Для этого нужно:

• утвердить соответствующее положение о порядке работы с email;
• ознакомить сотрудника в письменной форме под подпись с ним;
• закрепить адреса электронной почты в трудовом договоре или ином документе за подписью работника.

Положение должно включать:

• регламент использования сотрудниками электронной почты;
• сроки ответа на письма и хранения полученных и отправленных сообщений;
• обязанность работника уведомлять отправителя о получении письма и регулярно проверять поступление электронной почты за установленный период;
• пункт о том, что переписка между работодателем и работником приравнивается к обмену документами на бумажных носителях.

Надежнее будет фиксировать информацию, используя электронную подпись.

Подпись. Электронная. Своя

Электронная подпись представляет собой дополнительную информацию, которая нужна для определения подписанта, неизменности документа и его реквизитов. Главное преимущество ЭП перед ознакомлением через корпоративные системы — это невозможность никому, кроме владельца ключа, сформировать такой же набор информации.

Более экономичными вариантами являются усиленная неквалифицированная (УНЭП) и простая электронная (ПЭП) подписи.

Федеральный закон №63 позволяет применять неквалифицированную электронную подпись наравне с квалифицированной, но с некоторыми отличиями.

В случае с УНЭП удостоверяющий центр может не иметь аккредитации. При этом работодатель может самостоятельно развернуть сервисы для обслуживания инфраструктуры ЭП. Они позволят генерировать ключевые пары и выдавать их работникам, чтобы сотрудники могли подписывать документы в информационной системе.

Таким образом, компания создает «собственный удостоверяющий центр». Но его одного недостаточно для использования УНЭП. Работодатель также должен подготовить и ввести в действие комплект документов для корректного применения электронной подписи:

• зоны ответственности и порядка работы УЦ;
• правила использования ключей;
• условия и средства формирования и проверки;
• порядок учета заявок, выдачи, изъятия и уничтожения носителей и ключей.

В свою очередь сотрудник должен знать:

• порядок получения ключей ЭП;
• где ее применять;
• какие действия в системе сформируют электронную подпись.

А также он должен понимать, что несет персональную ответственность за выданную ему ключевую пару, и ЭП является аналогом собственноручной подписи.

А проще можно?

Помимо УНЭП законом предусмотрено использование простой электронной подписи (ПЭП). Условия ее применения описаны в статье 9 ФЗ-63.

При применении ПЭП предполагается, что:

• это прикрепленная или связанная информация с подписываемым документом;
• ее задача — однозначное определение подписанта;
• есть отличие от усиленных ЭП — она не обеспечивает целостность информации;
• как и УНЭП или УКЭП, формируется на закрытом ключе;
• организационно-технически должна иметь правила проверки и действие-подтверждение для установки на документ.

Всё вышеперечисленное необходимо описать и закрепить в правилах применения электронных подписей, разработанных наравне с соглашением об использовании ЭП. С этими документами нужно ознакомить сотрудников в письменной форме под подпись.

Текущее законодательство не позволяет оцифровать всю работу с персоналом. Но перевод ознакомлений с локальными документами в электронный вид и подготовка систем уже сделают ваши процессы эффективнее.

В настоящее время оптимизация и автоматизация процессов во всех отраслях экономики являются одной из наиболее обсуждаемых в экспертном сообществе тем. Не обделяет ее вниманием и государство: в 2017 году была утверждена "Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы", в рамках которой реализуется программа "Цифровая экономика".

Одним из мероприятий данной программы является переход на безбумажное взаимодействие работников и работодателей. Это значит, что в ближайшем будущем должна появиться законодательная база, позволяющая вести кадровые документы в электронном виде.

Как должно выглядеть будущее кадрового документооборота?

Очевидно, что в будущем работодатель и работник должны иметь возможность подписывать любые кадровые документы в электронном виде из любой точки мира с любого устройства. Бумажные документы и "живые" подписи на них должны постепенно выйти из делового оборота. При этом, разумеется, должна обеспечиваться надлежащая идентификация лиц, подписывающих кадровые документы, а также безопасность передачи и хранения информации в электронном виде.

Почему это важно?

Преимущества внедрения безбумажного взаимодействия работника и работодателя очевидны:

Экономия времени сотрудников (а значит, и денег компании);

Повышение мобильности сотрудников - документы можно подписывать с ноутбука или смартфона из любой точки мира;

Ускорение процессов согласования и подписания кадровых документов;

Упрощение процесса контроля за подписанием кадровых документов;

Повышение прозрачности кадрового документооборота;

Улучшение сохранности документов по сравнению с бумажными;

Экономия офисного/архивного пространства для хранения документов;

Снижение затрат на бумагу и забота об экологии;

Снижение риска подделки документов (при использовании усиленной квалифицированной электронной подписи);

Обеспечение более быстрого и простого доступа к архиву документов;

Гарантия более оперативного представления документов контролирующим органам.

Что делается на государственном уровне?

Для внедрения безбумажного взаимодействия работника и работодателя Минтруд России уже запустил соответствующий эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений.

Крупные российские работодатели выступили участниками эксперимента: ОАО "Российские железные дороги", АО "Газпромбанк", ПАО "АВТОВАЗ", ПАО "РОСБАНК", ПАО "Мечел", АО "Северсталь Менеджмент", ПАО "Ростелеком", ООО "Яндекс".

Эксперимент должен помочь:

Протестировать механизм ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;

Оценить затраты на внедрение и полученный эффект;

Выявить проблемы и риски при переходе на безбумажное взаимодействие.

По итогам эксперимента планируется подготовить предложения по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений, а также разработать и внести соответствующие изменения в законодательство Российской Федерации.

Законодательные изменения планируются не ранее IV квартала 2018 года.

План проведения эксперимента Минтруда

Первый этап

Подготовка проектов и утверждение локальных нормативных актов, необходимых для проведения эксперимента в организации, которые содержат процедуры его проведения, перечень ответственных лиц по проведению эксперимента;

Организация взаимодействия с первичной профсоюзной организацией либо (при отсутствии первичной профсоюзной организации) с иными представителями работников для участия в проведении эксперимента.

Второй этап

Подготовка корпоративных информационных систем, а также иная техническая подготовка (при необходимости);

Уточнение локальных нормативных актов для проведения эксперимента (при необходимости).

Третий этап

Реализация эксперимента в выбранных компаниях;

Подведение итогов каждым участником по результатам прошедшего эксперимента и направление в Минтруд России информации, содержащей оценку финансовых затрат, затрат времени, рисков, связанных с проведением эксперимента, анализ эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде, а также их влияние на производительность труда и на контрольно-надзорную деятельность.

Четвертый этап

Общее подведение и оценка итогов по результатам прошедшего эксперимента в Минтруде России.

Виды работы с кадровыми документами, включенные в эксперимент:

Заключение трудовых договоров;

Оформление служебных командировок;

Оформление отпусков;

Извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся им за соответствующий период;

В сфере кадрового учета в числе тех, кто входит в цифровую эпоху «на низкой скорости». На государственном уровне ведутся эксперименты, результаты которых должны лечь в основу будущих законопроектов в сфере кадрового ЭДО. Основная причина столь долгой раскачки – 100% вовлеченность в цифровизацию всех участников трудовых отношений. Но низкая скорость не означает, что процесс не идет. Продвинутые компании уже сейчас переводят множество кадровых операций в цифровой формат. Какие кадровые документы уже можно перевести в электронный вид, какие выгоды это несет? Подробности в нашей статье.

Государство экспериментирует с кадровым ЭДО

Электронный документооборот – неизбежное будущее. Флагманом ЭДО является бухотчетность в надзорные органы. По экспертным оценкам, около 90% документов в электронном виде являются именно документами бухгалтерской отчетности. К цифровизации кадрового учета государство подходит осторожно. Пока оно в поиске оптимальных решений, экспериментирует: один пилотный проект завершен, на подходе второй.

Первый пилотный проект по внедрению электронного документооборота в кадровой сфере проходил с 23 марта по 1 октября 2018 года. В нем участвовали 11 крупнейших российских компаний, среди них «Российские железные дороги», «АвтоВаз», «Газпромбанк» и другие. Эксперимент показал следующие результаты: отсутствие унифицированных требований к универсальной цифровой подписи, высокая стоимость 100-ного охвата сотрудников цифровыми подписями, риск потери данных по техническим причинам.

Ожидается, что второй федеральный пилотный проект по вопросу внедрения электронного кадрового документооборота стартует с 1 января 2020 года и продлится два года. В проекте будут участвовать, по предварительной информации, около 10 компаний. Они сами смогут выбрать, какие кадровые документы перевести в электронный вид (без дублирования на бумаге), какие использовать виды электронной подписи (ЭП), с одним условием, что для трудового договора, договора о материальной ответственности и ученического договора должна использоваться усиленная квалифицированная электронную подпись (УКЭП). Цель данного эксперимента – снять преграды, выявленные в ходе первого эксперимента. Еще одно важное условие – работники этих компаний должны «дать добро» на участие в эксперименте, согласие должно быть отражено в их трудовых договорах.

Трудовые книжки «в цифре»

Отдельной строкой в кадровом ЭДО идет цифровизация трудовой книжки. Глобальный эксперимент по переводу ее в электронный вид прописан в одобренном правительством нацпроекте «Цифровая экономика».

Возможно, что уже с 1 января 2020 года станет обязательной передача в информационную систему ПФ РФ сведений о трудовой деятельности работников. При организации же внутреннего кадрового документооборота работодатель сам выберет между «цифрой» и бумагой. А с 1 января 2021 года электронный формат трудовых книжек должен стать основным. По данным Минтруда нововведение коснется 58,7 млн человек и 4,7 млн юридических лиц.

В электронном документе будут содержаться следующие данные: сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении и его основании. Данные об образовании и наградах в электронный вид не переносятся.

Форма документа пока публично не представлена (по данным на сентябрь 2019 года), ее должен разработать Пенсионный фонд РФ и утвердить в Минтруде.

С 2021 года бумажные трудовые книжки планируют упразднить. Сотрудникам, впервые устраивающимся на работу после 1 января 2021 года бумажная трудовая книжка заводиться не будет.

С 1 января 2020 года индивидуальный лицевой счет гражданина, который ведется в системе обязательного пенсионного страхования, дополнится разделом «Сведения о трудовой деятельности», содержащим информацию о месте работы, выполняемой работе и ее периодах.

Однако, возможен и другой сценарий развития событий. Дело в том, что Минтруд последнее время активно заявляет о сдвиге цифровизации трудовых книжек на один год. Есть вероятность, что до 29 октября 2019 года Минтруд внесет на утверждение законопроект с поправкой – в котором предлагается запуск электронного учета трудовой деятельности на базе ПФР начать не с 2020 года, а с 2021 года, при этом бумажные трудовые должны существовать параллельно с электронными еще несколько лет. Решение этого вопроса не за горами.

Преимущества кадрового ЭДО:

• Сокращаются сроки подписания кадровых документов.
• Появляется возможность бессрочной архивации документов.
• Сокращается время на поиск документов.
• Высвобождаются площади, занимаемые бумажными документами.
• Сокращаются расходы на бумагу, печать.
• Увеличивается скорость подготовки отчетности, повышается ее качество.

Какие кадровые документы уже сейчас можно перевести в цифровой формат

Несмотря на то, что старт массовой цифровизации кадрового ЭДО со стороны государства еще не дан, законодательство уже сейчас дает возможность использовать некоторые кадровые документы в электронном виде.

Какие кадровые документы уже сейчас можно оцифровать:

• электронный больничный,
• трудовой договор с дистанционным работником,
• акты выполненных работ по гражданско-правовым договорам,
• сведения персонифицированного учета и уплаченных страховых взносах.
• другие документы, не требующие подписи работника.

Как можно усовершенствовать кадровый документооборот прямо сейчас? Оцифровать его на уровне компании, то есть создать систему внутреннего кадрового электронного документооборота. Используя сервис СБИС ЭДО , вы сами можете выдать сотруднику электронную подпись и использовать ее для подписания внутренних документов в компании. Даже обходной лист, который сотрудник заполняет при увольнении, в СБИС становится электронным.

Какие документы спросить у человека при приеме на работу, какие данные из них нужно занести в систему, какие документы и отчеты распечатать, а какие можно отправить в электронном виде – СБИС ЭДО подскажет, как все сделать правильно.

СБИС учтет рабочее время сотрудников, проконтролирует время прихода и ухода, составит график отпусков. Кроме того, с помощью сервиса можно серьезно повысить нематериальную мотивацию сотрудников – за счет поздравлений, проведения внутренних конкурсов и т.п.

Подробнее познакомиться с электронными подписями можно в нашем Магазине ЭЦП , здесь есть электронные подписи под любые задачи компании.

1. Действительна ли электронная подпись на кадровых документах? 2. Можно ли локальные нормативные акты (ЛНА) подписать без листа ознакомления просто список ЛНА и подпись на одном листе сотруднику? 3. Может ли сотрудник без трудового договора вести кадровое делопроизводство в компании?

Ответ

Какие ограничения накладывает текущее законодательство, чем руководствоваться сейчас и на что рассчитывать при автоматизации документооборота в перспективе?

Для чего нужна трансформация?

Выгода безбумажного документооборота очевидна — это и сокращение затрат, и экономия драгоценных человеко-часов, и прозрачность работ.

Бизнес старается оцифровать ключевые процессы, которые влияют на его доходность. При этом оптимизируются и массовые — с максимальной вовлеченностью персонала, это позволяет снизить издержки компании. Как результат, экономятся тонны бумаги, годы человеческого времени и миллиарды нервных клеток миллионов людей.

Взгляд сверху

По подсчетам Минтруда РФ, компании используют около 40 типов кадровых документов в различных вариациях. С ними взаимодействуют 100% сотрудников компании, поэтому перевод этих бумаг в электронный вид и последующая автоматизация процессов экономят сразу кучу ресурсов.

Но дьявол кроется в мелочах. Первое, с чем предстоит столкнуться, — потребуется обеспечить значимость кадровых документов. Они могут потребоваться как самому работнику, так и десятку внешних организаций (Минтруд России, фонды пенсионные и обязательного медицинского страхования, суды и прочие инстанции).

С бумагой все понятно: на руках должен быть экземпляр с печатью и подписью. Что касается работы с электронными документами, практики пока не так много.

Оцифровка кадров, с чего начать?

Все кадровые документы условно можно разделить на 2 части:

1. Личного характера — это трудовой договор и приказы, влияющие только на одного сотрудника (об изменении положений трудового договора, увольнении, принятии, переводе и т.д.).

2. Массовые — всевозможные инструкции, распоряжения, регламенты, с которыми должны быть ознакомлены все сотрудники организации или соответствующие подразделения.

Не так сложно создать электронную форму документа, как в дальнейшем обеспечить его юридическую значимость. С одной стороны, есть Федеральный закон №63 от 06.04.2011 "Об электронной подписи" . Он разрешает использовать электронную подпись (ЭП) и обязывает признавать равносильными документы, подписанные ею и собственноручно. С другой стороны — Трудовой кодекс Российской Федерации, который позволяет применять электронные документы только удаленным сотрудникам и лишь с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи — УКЭП.

УКЭП — это дорого!

Для получения сертификата квалифицированной подписи необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр (далее — УЦ). Он сформирует ключевую пару, с помощью которой подпись создается и проверяется.

В отличие от подписания бумаги собственноручно, выпуск сертификата УКЭП — услуга платная. Именно поэтому бизнес не торопится переводить штат на удаленную работу по новым правилам — переход на электронный кадровый документооборот кажется бесперспективным.

Встать, суд идет

Рассмотрим недавнюю судебную практику. Можно отметить интересные факты по применению электронных средств в сфере трудового права:

• суд счел легитимным ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами (далее — ЛНА) по электронной почте: Определение Приморского Краевого Суда от 6 марта 2014 г. по делу N 33-1126;
• допустимо применение простой электронной подписи при ознакомлении с электронными документами: Решение Ново-Савиновского районного суда г. Казани от 16 января 2014 г. по делу N 2-1091/14.

Таким образом, следует переключить внимание с цифровизации всего кадрового потока на массовые документы. По крайней мере до тех пор, пока не будут внесены изменения в Трудовой кодекс.

Знакомство по новой

Что в итоге потребуется для «легализации» ознакомления с ЛНА без бумаги? Организовать процесс с локальными актами можно по электронной почте.

Для этого нужно:

• утвердить соответствующее положение о порядке работы с email;
• ознакомить сотрудника в письменной форме под подпись с ним;
• закрепить адреса электронной почты в трудовом договоре или ином документе за подписью работника.

Положение должно включать:

• регламент использования сотрудниками электронной почты;
• сроки ответа на письма и хранения полученных и отправленных сообщений;
• обязанность работника уведомлять отправителя о получении письма и регулярно проверять поступление электронной почты за установленный период;
• пункт о том, что переписка между работодателем и работником приравнивается к обмену документами на бумажных носителях.

Надежнее будет фиксировать информацию, используя электронную подпись.

Подпись. Электронная. Своя

Электронная подпись представляет собой дополнительную информацию, которая нужна для определения подписанта, неизменности документа и его реквизитов. Главное преимущество ЭП перед ознакомлением через корпоративные системы — это невозможность никому, кроме владельца ключа, сформировать такой же набор информации.

Более экономичными вариантами являются усиленная неквалифицированная (УНЭП) и простая электронная (ПЭП) подписи.

Федеральный закон №63 позволяет применять неквалифицированную электронную подпись наравне с квалифицированной, но с некоторыми отличиями.

В случае с УНЭП удостоверяющий центр может не иметь аккредитации. При этом работодатель может самостоятельно развернуть сервисы для обслуживания инфраструктуры ЭП. Они позволят генерировать ключевые пары и выдавать их работникам, чтобы сотрудники могли подписывать документы в информационной системе.

Таким образом, компания создает «собственный удостоверяющий центр». Но его одного недостаточно для использования УНЭП. Работодатель также должен подготовить и ввести в действие комплект документов для корректного применения электронной подписи:

• зоны ответственности и порядка работы УЦ;
• правила использования ключей;
• условия и средства формирования и проверки;
• порядок учета заявок, выдачи, изъятия и уничтожения носителей и ключей.

В свою очередь сотрудник должен знать:

• порядок получения ключей ЭП;
• где ее применять;
• какие действия в системе сформируют электронную подпись.

А также он должен понимать, что несет персональную ответственность за выданную ему ключевую пару, и ЭП является аналогом собственноручной подписи.

А проще можно?

Помимо УНЭП законом предусмотрено использование простой электронной подписи (ПЭП). Условия ее применения описаны в статье 9 ФЗ-63.

При применении ПЭП предполагается, что:

• это прикрепленная или связанная информация с подписываемым документом;
• ее задача — однозначное определение подписанта;
• есть отличие от усиленных ЭП — она не обеспечивает целостность информации;
• как и УНЭП или УКЭП, формируется на закрытом ключе;
• организационно-технически должна иметь правила проверки и действие-подтверждение для установки на документ.

Всё вышеперечисленное необходимо описать и закрепить в правилах применения электронных подписей, разработанных наравне с соглашением об использовании ЭП. С этими документами нужно ознакомить сотрудников в письменной форме под подпись.

Текущее законодательство не позволяет оцифровать всю работу с персоналом. Но перевод ознакомлений с локальными документами в электронный вид и подготовка систем уже сделают ваши процессы эффективнее.